Sistemas requeridos por todos los negocios para la eficiencia máxima.

El siguiente apartado se incluye una lista de los sistemas típicos que los negocios exitosos deben tener. En algunos casos el sistema requerido puede ser definido de manera distinta a la manera en que aparece en la lista, pero de cualquier forma es necesario para las operaciones del negocio. Por ejemplo “sistemas de desarrollo del producto” podría ser “procedimiento para proporcionar servicios” en una organización dedicada a los servicios. Aunque los detalles específicos pueden diferir, los elementos básicos son los mismos. Ambos requieren que el negocio desarrolle el producto (o servicio) que en última instancia será ofrecido a los consumidores.

En el caso de las franquicias u las organizaciones de mercado en red, muchos de esos sistemas son proporcionados de manera automática. Por el costo de la franquicia o de la membresía de la organización de mercadeo en red, le proporcionarán un manual de operaciones que describe los sistemas proporcionados para su negocio. Eso hace que el tipo de negocios “pre-elaborados” sean tan atractivos para mucha gente.

Si desea crear su propio negocio, revise la lista de sistemas. Aunque ya está desempeñando muchas de estas funciones, es posible que no las haya definido como sistemas separados. Mientras más pueda formalizar sus operaciones, más eficiente se volverá su negocio.

Sistemas de operaciones diarias en la oficina:

• Contestar el teléfono y el sistema de línea de larga distancia gratuita.

• Recibir y abrir el correo.

• Comprar y mantener artículos y equipos de oficina.

• Enviar faxes y correos electrónicos.

• Atender las necesidades de envío y la recepción de paquetes.

• Crear respaldos y archivar la información.

Sistemas de desarrollo de productos:

• Desarrollo de producto y su protección legal.

• Desarrollo del empaque y material adicional (por ejemplo catálogos)

• Desarrollo del proceso y método de manufactura.

• Desarrollo del proceso de obtención de costos de manufactura.

Sistemas de manufactura e inventario:

• Seleccionar a los proveedores.

• Determinar las garantías ofrecidas por el producto o servicio.

• Fijar el precio del producto o servicio (al menudeo y al mayoreo).

• Crear el proceso de nuevos pedidos para producción de inventario.

• Recepción y almacenamiento del producto como inventario.

• Cotejo de inventario físico y registro de contabilidad.

Sistemas de procesamiento de pedidos:

• Levantamiento y registro de los pedidos por correo, fax, teléfono o Internet.

• Atención y equipamiento de los pedidos.

• Envío de los pedidos.

Sistemas de facturación y cuentas por cobrar:

• Facturación a los clientes por los pedidos.

• Recepción de los pagos por los pedidos y acreditación a los clientes por el pago (ya sea en efectivo, cheque, tarjeta de crédito).

• Inicio del proceso de cobro para las cuentas pendientes por cobrar.

Sistemas de servicio a clientes:

• Procedimiento de devolución para recepción en inventario y reembolso a clientes.

• Respuesta a las quejas del cliente.

• Reemplazo de productos defectuosos o cumplimiento de otro servicio de garantía.

Sistema de cuentas por pagar:

• Procedimientos de compra y aprobaciones requeridas.

• Proceso de pago por suministros e inventario.

• “Caja chica”, o dinero para pagos menores.

Sistemas de mercadotecnia:

• Creación de un plan general de mercadotecnia.

• Diseño y producción de materiales promocionales.

• Desarrollo de prototipos.

• Creación de un plan de publicidad.

• Creación de un plan de relaciones públicas.

• Creación de un plan de correo directo.

• Desarrollo y mantenimiento de una base de datos.

• Desarrollo y mantenimiento de un sitio en Internet.

• Análisis y seguimiento de estadísticas de ventas.

Sistemas de recursos humanos:

• Procedimientos de contratación y acuerdos con los empleados.

• Capacitación de los empleados.

• Proceso de nómina y planes de beneficios.

Sistemas de contabilidad general:

• Administración del proceso de contabilidad con informes diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales.

• Administración de efectivo que asegure que los fondos estarán disponibles para el caso en que sea necesario pedir prestado en el futuro.

• Elaboración del presupuesto y pronóstico.

• Consignación de impuestos sobre nómina y retención de pagos.

Sistemas corporativos generales:

• Negociación, creación de borradores y ejecución de contratos.

• Desarrollo y protección de la propiedad intelectual.

• Administración de las necesidades y cobertura de seguros.

• Consignación y pago de impuestos federales, estatales y de otras jurisdicciones.

• Administración y almacenamiento de registros.

• Manejo de relaciones con inversionistas y accionistas.

• Obtención de la seguridad legal.

• Planificación y administración del crecimiento.

Sistemas de administración de espacio físico:

• Conservación y diseño de sistemas eléctrico y telefónico.

• Planificación de permisos y honorarios.

• Otorgamiento de licencias.

• Garantizar la seguridad física.

Es posible que desee registrar sus operaciones en un manual de políticas y procedimientos. Dicho manual puede convertirse en una referencia invaluable para su equipo. Al crear el manual, encontrará formas de hacer que sus operaciones sean más eficientes y de mejorar su rentabilidad. Usted también habrá dado un paso más para ser un dueño de un negocio exitoso.